BIP Fundacji im. Doktora Piotra Janaszka PODAJ DALEJ

I. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest:

Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego pięciu następujących projektów:

1. projektu „ARTETERAPIA DROGĄ DO TWÓRCZEJ INTEGRACJI VIII” współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie AL. Jana Pawła II nr 13, zwanym dalej „PFRON” Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000419/15/D Okres realizacji projektu: 01.04.2023- 30.11.2023

Projekt jest realizowany łącznie dla 190 osób w tym opiekunowie terapeuci oraz wolontariusze którzy na co dzień pracują z osobami niepełnosprawnymi.

Audytowi podlega jeden okres rozliczenia finansowego na kwotę 221.520,00zł:

- 01.04.2023 –26.09.2023  rozliczono  pozycji 300 dowodów kosztowych na kwotę 119.034,42zł

- 27.09.2023- 30.11.2023 bieżące wydatki.

Okres, który ma zostać objęty audytem od 01-04-2023 do dnia audytu, termin przeprowadzenia audytu – w terminie od 13 do 24 listopada 2023 rok.

 

2. projektu „AKADEMIA ŻYCIA I SAMODZIELNOŚCI II edycja" współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie AL. Jana Pawła II nr 13, zwanym dalej „PFRON” Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000349/15/D Okres realizacji projektu: 01.04.2023 - 31.03.2024

Projekt jest realizowany łącznie dla 72 osób z niepełnosprawnością.( W okresie rozliczeniowym – 01.04.2023-31.03.2024 objęte wsparciem jest 24 beneficjentów )

Audytowi podlegają  dwa okresy rozliczenia finansowego na kwotę 1.009.050,12zł:

- 01.04.2023 –31.07.2023  rozliczono  pozycji 238 dowodów kosztowych na kwotę 321.197,34zł

- 01.08.2023- 31.03.2024 bieżące wydatki.

Okres, który ma zostać objęty audytem od 01-04-2023 do dnia audytu, termin przeprowadzenia audytu – w terminie od 01 do 20 marca 2024 rok.

 

3. projektu „ROZWIŃ SKRZYDŁA VII EDYCJA" współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie AL. Jana Pawła II nr 13, zwanym dalej „PFRON” Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000439/15/D Okres realizacji projektu: 01.04.2023 - 31.03.2024r. (projekt realizowany z partnerem Aeroklub Stalowowolski)

Projekt jest realizowany łącznie dla 33 osoby z niepełnosprawnością.

Audytowi podlegają  dwa okresy rozliczenia finansowego na kwotę 1005838,64zł:

- 01.04.2023 –19.09.2023  rozliczono  pozycji 200 dowodów kosztowych na kwotę 328128,69zł

- 20.09.2023- 31.03.2024 bieżące wydatki.

Okres, który ma zostać objęty audytem od 01-04-2023 do dnia audytu, termin przeprowadzenia audytu – w terminie od 01 do 20 marca 2024 rok.

4. projektu „Niepełnosprawny może więcej- III edycja" współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie AL. Jana Pawła II nr 13, zwanym dalej „PFRON” Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000309/15/D Okres realizacji projektu: 01.04.2023 - 31.03.2024r.

Projekt jest realizowany łącznie dla 80 osób z niepełnosprawnością.

Audytowi podlegają  dwa okresy rozliczenia finansowego na kwotę 856.397,04 zł

- 01.04.2023 - 14.09.2023  rozliczono  pozycji 198 dowodów kosztowych na kwotę 380.420,27zł

- 15.09.2023- 31.03.2024 bieżące wydatki.

Okres, który ma zostać objęty audytem od 01-04-2023 do dnia audytu, termin przeprowadzenia audytu – w terminie od 01 do 20 marca 2024 rok.

 

5. Projektu „Dom Samodzielności” współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie AL. Jana Pawła II nr 13, zwanym dalej „PFRON” Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000420/15/D Okres realizacji projektu: 01.04.2023 - 31.03.2024r.

Projekt jest realizowany łącznie dla 54 osoby z niepełnosprawnością.

Audytowi podlegają  dwa okresy rozliczenia finansowego na kwotę 851.659,20 zł:

- 01.04.2023 –19.09.2023  rozliczono  pozycji 170 dowodów kosztowych na kwotę 178.173,89zł

- 20.09.2023- 31.03.2024 bieżące wydatki.

Okres, który ma zostać objęty audytem od 01-04-2023 do dnia audytu, termin przeprowadzenia audytu – w terminie od 01 do 20 marca 2024 rok.

 

 

1. Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie obiektywnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowane, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.
2. Audytor dokonuje oceny dokumentów związanych z realizowanym zadaniem/projektem ( w tym dowodów księgowych) w odniesieniu do działań realizowanych przez Wnioskodawcę. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Wnioskodawcę dokumentach.
3. Audytem zewnętrznym musi być objętych co najmniej 90% kosztów zadania/projektu. Audyt odbywa się w siedzibie fundacji.
4. W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
   1. księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu,
   2. dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
   3. zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Wnioskodawcę do rozliczenia przyznanego dofinansowania,

są zgodne ze stanem faktycznym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów), a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.

Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych znajdują się na stronie: https://www.pfron.org.pl/organizacje-pozarzadowe/projekty-i-konkursy-dla-organizacji-pozarzadowych/zadania-zlecane-aktualnie-realizowane-konkursy/siegamy-po-sukces-konkurs-12021/dokumentacja-konkursowa/wytyczne-dotyczace-audytu-zewnetrznego/wytyczne-dotyczace-audytu-zewnetrznego-zadanprojektow-finansowanych-w-czesci-lub-w-calosci-ze-srodkow-pfron-w-ramach-ustawy-o-rehabilitacji-zawodowej-i-spolecznej-oraz-zatrudnianiu-osob-niepelnosprawnych/#c329559

II. Wybór audytora:

Wykonawca zobowiązany jest do przekazania wraz z ofertą dokumentów potwierdzających kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do realizacji usługi.

Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie doświadczenie w/w zakresie rozumie się:

1. dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
2. posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
3. posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
4. posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
5. skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.

Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych  (tj. Dz. U. 2022 poz. 1634). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w przeprowadzeniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 3 pkt 2-4 stosuje się odpowiednio.

 

Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:

1. wykazu wykonanych w okresie ostatnich 3 lat audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których audyty zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych te zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te audyty zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego audyty zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - inne odpowiednie dokumenty – przynajmniej z 3 zadań/projektów;
2. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
3. potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.

Informacje na temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu.

 

Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt, w szczególności:

-   posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu;

-  jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np.: pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;

-  osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt);

-  w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego;

-  jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;

-   jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje,

- innych powodów, które spowodowałyby, że nie spełniam warunków bezstronności i niezależności.

 - osoby uczestniczące w przeprowadzeniu audytu zewnętrznego powinny spełnić wymóg bezstronności i niezależności od PFRON i nie pozostawać w stosunku pracy z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,

Oświadczenie odnośnie bezstronności audytora powinno stanowić integralną część oferty składanej dokumentacji z wyboru audytora.

III. Sposób obliczenia ceny:

Oferent wycenia usługę dla każdego projektu oddzielnie brutto:

1. projekt „ARTETERAPIA DROGĄ DO TWÓRCZEJ INTEGRACJI VIII” – kwota ……………….zł.
2. projekt „AKADEMIA ŻYCIA I SAMODZIELNOŚCI II edycja" - kwota …………………zł.
3. projekt „ROZWIŃ SKRZYDŁA VII EDYCJA" - kwota …………………zł.
4. projekt „Niepełnosprawny może więcej- III edycja"- kwota …………………zł.
5. projekt „Dom Samodzielności”- kwota …………………………….zł

Łączna wartość brutto podana w PLN wraz z podatkiem VAT za cały przedmiot zamówienia opisany w pkt.l.

IV.  Inne istotne elementy związane z realizacją zamówienia:

a)     rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w PLN,

b)    Wykonawca zobowiązany jest do przekazania wraz z ofertą aktualnego (3 miesiące) zaświadczenia o wpisie z ewidencji działalności gospodarczej lub z KRS

c)     Wymagany termin zawarcia umowy na wykonanie usługi do 13.10.2023 r.

d)    Wymagany termin przeprowadzenia audytu poszczególnych projektów;

„ARTETERAPIA DROGĄ DO TWÓRCZEJ INTEGRACJI VIII” w okresie od 13 do 24.11.2023

„AKADEMIA ŻYCIA I SAMODZIELNOŚCI II edycja" „ROZWIŃ SKRZYDŁA VII EDYCJA" „NIEPEŁNOSPRAWNY MOŻE WIĘCEJ – III EDYCJA” „DOM SAMODZIELNOŚCI” w okresie od 01 do 20 marca 2024 rok.

e)Wymagany termin dostarczenia raportu zawierającego opinię do 15.12.2023 roku do projektu: „ARTETERAPIA DROGĄ DO TWÓRCZEJ INTEGRACJI VI”

f)Wymagany termin dostarczenia raportów zawierających opinię do 15.04.2024 roku. do projektu: „AKADEMIA ŻYCIA I SAMODZIELNOŚCI II edycja" „ROZWIŃ SKRZYDŁA VII EDYCJA" „NIEPEŁNOSPRAWNY MOŻE WIĘCEJ – III EDYCJA"„DOM SAMODZIELNOŚCI”.

Termin złożenia oferty: Ofertę należy przesłać na adres mailowy: fundacja@podajdalej.org.pl w terminie do dnia 06.10.2023r. do godziny 13:00 lub w formie pisemnej wraz z niezbędnymi załącznikami w terminie do dnia 06.10.2023r. do godz.13:00 (liczy się data stempla pocztowego) lub w siedzibie Fundacji w terminie do dnia 06.10.2023r.  do godz.13:00

Adres i siedziba zamawiającego: ul. Południowa 2A, 62-510 Konin, Telefon:+48 63 211 22 19

 

V.   Tryb postępowania: zapytanie cenowe zgodnie z zasadą konkurencyjności.

VI.   Kryteria oceny ofert: cena 100%

VII. Pozostałe informacje:

1.    Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze. Postępowanie nie jest prowadzone na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. 2022 poz. 1710) 

2.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w przypadku, gdy ocena najkorzystniejszej oferty przekroczy kwotę zaplanowaną w budżecie projektu na realizację powyższego działania.

3.    Zamawiający powiadomi wszystkich wykonawców, którzy złożą oferty o wynikach postępowania.

4.     Nie dopuszcza się możliwości składania ofert częściowych.

5.     Dopuszcza się możliwości zmiany terminów realizacji audytów w uzgodnieniu z Wykonawcą.

Zapytanie ofertowe zostanie umieszczone w siedzibie Zamawiającego na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internatowej pod adresem www.podajdalej.org.pl na BIP

Osoba do kontaktu Dorota Kwiatkowska Telefon: +48 63 211 22 19

VIII. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO:

1.         Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 rozporządzenia 2016/679, w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX, do upływu terminu na ich wniesienie.

2.         Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą.

3.         Zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

4.         W przypadku gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

5.         Ograniczenia zasady jawności, o których mowa w ust. 3 i art. 18 ust. 3-6 Pzp, stosuje się odpowiednio.

6.         W przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1–3 rozporządzenia 2016/679, zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.

7.         Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników.

8.         W postępowaniu są przetwarzane dane osobowe podlegające ochronie zgodnie

z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.

z 2019 r. poz. 1781) oraz rozporządzenia 2016/679. Dane te mogą dotyczyć

w szczególności samego wykonawcy (osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), jego pełnomocnika (osoby fizycznej), jak też informacji o osobach, które w swojej ofercie wykonawca przedkłada celem wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, braku podstaw do wykluczenia z postępowania, jak i potwierdzenia wymogów zamawiającego dotyczących wykonania przedmiotu zamówienia.

9.         W postępowaniu i po zakończeniu postępowania do przetwarzania danych osobowych osób fizycznych stosuje się przepisy ustawy z dnia 10 maja 2018 r.

o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781) oraz rozporządzenia 2016/679.

10.       Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679, zamawiający informuje, że:

1)         administratorem danych osobowych osób fizycznych Fundacja im Doktora Piotra Janaszka Podaj Dalej z siedzibą przy ul. Południowej 2A, 62-510 Konin, e-mail: fundacja@podajdalej.org.pl;

2)         zamawiający wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pocztą elektroniczną na adres: anna.slanina@podajdalej.org.pl ,

3)         dane osobowe osób fizycznych przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679 w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego – Opracowanie zmiany projektu inwestycji pt.: „Przeprowadzenie audytów zewnętrznych projektów”.

4)         w odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 rozporządzenia 2016/679;

5)         osoba fizyczna posiada:

a)         na podstawie art. 15 rozporządzenia 2016/679 prawo dostępu do danych osobowych jej dotyczących;

b)         na podstawie art. 16 rozporządzenia 2016/679 prawo do sprostowania swoich danych osobowych;

c)         na podstawie art. 18 rozporządzenia 2016/679 prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia 2016/679; 

d)         prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy osoba fizyczna uzna, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy rozporządzenia 2016/679;

6)         osobie fizycznej nie przysługuje:

a)         w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e rozporządzenia 2016/679 prawo do usunięcia danych osobowych;

b)         prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 rozporządzenia 2016/679;

c)         na podstawie art. 21 rozporządzenia 2016/679 prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych osób fizycznych jest art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679.

11.       Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego jest zobowiązany do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno-prawnych związanych z udziałem w postępowaniu, w tym również obowiązków wynikających z rozporządzenia 2016/679, w szczególności obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 rozporządzenia 2016/679 względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te wykonawca bezpośrednio pozyskał. Obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 rozporządzenia 2016/679 nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba fizyczna, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami (art. 13 ust. 4 rozporządzenia 2016/679).

12.       Wykonawca jest obowiązany wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 rozporządzenia 2016/679 względem osób fizycznych, których dane przekazuje zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z włączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 rozporządzenia 2016/679.

13.       W celu zapewnienia, że wykonawca wypełnił obowiązki informacyjne wynikające

z rozporządzenia 2016/679 oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów osoby trzeciej, której dane zostały przekazane w związku z ubieganiem się wykonawcy

o udzielenie zamówienia w postępowaniu, wykonawca składa w postępowaniu oświadczenie o wypełnieniu przez niego obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 rozporządzenia 2016/679. Oświadczenie, o którym mowa w zdaniu pierwszym wykonawca składa w ofercie.

 

IX. Załączniki:

1. Formularz ofertowy.
2. Wzór umowy.
3. Oświadczenie o bezstronności i niezależności.