BIP Fundacji im. Doktora Piotra Janaszka PODAJ DALEJ

I. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest:

Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego pięciu następujących projektów:

1. projektu „ARTETERAPIA DROGĄ DO TWÓRCZEJ INTEGRACJI IX” współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie AL. Jana Pawła II nr 13, zwanym dalej „PFRON”.

 Numer umowy o dofinansowanie: UM/PW9/2024/2/O_WIELKOPOLSKI/4437. Okres realizacji projektu: 01.04.2024- 31.12.2024

Projekt jest realizowany łącznie dla 195 osób w tym opiekunowie, terapeuci oraz wolontariusze którzy na co dzień pracują z osobami niepełnosprawnymi.

Audytowi podlega jeden okres rozliczenia finansowego na kwotę 214.866,00 zł:

- 01.04.2024 –30.09.2024  rozliczono 300 pozycji dowodów kosztowych na kwotę 133 121,93 zł

- 01.10.2024- 31.12.2024 bieżące wydatki.

Okres, który ma zostać objęty audytem od 01-04-2024 do dnia audytu, termin przeprowadzenia audytu – w terminie od 02 do 13 grudnia 2024 rok.

 

2. projektu „AKADEMIA ŻYCIA I SAMODZIELNOŚCI II edycja" współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie AL. Jana Pawła II nr 13, zwanym dalej „PFRON” Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000349/15/D Okres realizacji projektu: 01.04.2024 - 31.03.2025

Projekt jest realizowany łącznie dla 72 osób z niepełnosprawnością.( W okresie rozliczeniowym – 01.04.2024-31.03.2025 objęte wsparciem jest 24 beneficjentów )

Audytowi podlegają  dwa okresy rozliczenia finansowego na kwotę 969.073,44 zł:

- 01.04.2024 –31.07.2024  rozliczono 258 pozycji dowodów kosztowych na kwotę 428.932,61 zł

- 01.08.2024- 31.03.2025 bieżące wydatki.

Okres, który ma zostać objęty audytem od 01-04-2024 do dnia audytu, termin przeprowadzenia audytu – w terminie od 03 do 20 marca 2025 rok.

 

3. projektu „ROZWIŃ SKRZYDŁA VII EDYCJA" współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie AL. Jana Pawła II nr 13, zwanym dalej „PFRON” Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000439/15/D Okres realizacji projektu: 01.04.2024 - 31.03.2025r. (projekt realizowany z partnerem Aeroklub Stalowowolski)

Projekt jest realizowany łącznie dla 33 osoby z niepełnosprawnością.

Audytowi podlegają  dwa okresy rozliczenia finansowego na kwotę 974.452,86 zł:

- 01.04.2024 –20.08.2024  rozliczono 270 pozycji dowodów kosztowych na kwotę 477.011,26 zł

- 21.08.2024- 31.03.2025 bieżące wydatki.

Okres, który ma zostać objęty audytem od 01-04-2024 do dnia audytu, termin przeprowadzenia audytu – w terminie od 03 do 20 marca 2025 rok.

4. projektu „Niepełnosprawny może więcej- IV edycja" współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie AL. Jana Pawła II nr 13, zwanym dalej „PFRON”

Numer umowy o dofinansowanie: UM/PW9/2024/2/O_WIELKOPOLSKI/4571 Okres realizacji projektu: 01.04.2024 - 31.03.2025 r.

Projekt jest realizowany łącznie dla 80 osób z niepełnosprawnością.

Audytowi podlegają  dwa okresy rozliczenia finansowego na kwotę 1.490 764,96 zł

- 01.04.2024 - 30.09.2024  rozliczono 380 pozycji dowodów kosztowych na kwotę 491 369,22 zł

- 01.10.2024- 31.03.2025 bieżące wydatki.

Okres, który ma zostać objęty audytem od 01-04-2024 do dnia audytu, termin przeprowadzenia audytu – w terminie od 03 do 20 marca 2025 rok.

 

5. Projektu „Dom Samodzielności” współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie AL. Jana Pawła II nr 13, zwanym dalej „PFRON” Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000420/15/D Okres realizacji projektu: 01.04.2024 - 31.03.2025 r.

Projekt jest realizowany łącznie dla 54 osoby z niepełnosprawnością. .( W okresie rozliczeniowym – 01.04.2024-31.03.2025 objęte wsparciem jest 18 beneficjentów )

Audytowi podlegają  dwa okresy rozliczenia finansowego na kwotę 902.662,60 zł:

- 01.04.2024 –31.07.2024  rozliczono 240 pozycji dowodów kosztowych na kwotę 319.063,20 zł

- 01.08.2024- 31.03.2025 bieżące wydatki.

Okres, który ma zostać objęty audytem od 01-04-2024 do dnia audytu, termin przeprowadzenia audytu – w terminie od 03 do 20 marca 2025 rok.

 

 

1. Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie obiektywnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowane, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.
2. Audytor dokonuje oceny dokumentów związanych z realizowanym zadaniem/projektem ( w tym dowodów księgowych) w odniesieniu do działań realizowanych przez Wnioskodawcę. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Wnioskodawcę dokumentach.
3. Audytem zewnętrznym musi być objętych co najmniej 90% kosztów zadania/projektu. Audyt odbywa się w siedzibie Fundacji ul. Południowa 2A, 62-510 Konin.
4. W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
   1. księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu,
   2. dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
   3. zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Wnioskodawcę do rozliczenia przyznanego dofinansowania,

są zgodne ze stanem faktycznym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów), a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.

Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych znajdują się na stronie: Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego - Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (pfron.org.pl)

II. Wybór audytora:

Wykonawca zobowiązany jest do przekazania wraz z ofertą dokumentów potwierdzających kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do realizacji usługi.

Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie doświadczenie w/w zakresie rozumie się:

1. dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
2. posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
3. posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
4. posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
5. skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.

Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych  (tj. Dz. U. 2019 r. poz. 869, z późn.zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w przeprowadzeniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 3 pkt 2-4 stosuje się odpowiednio.

 

Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:

1. wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
2. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
3. potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów poświadczających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.

Informacje na temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu.

 

Osoby uczestniczące w przeprowadzeniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt, w szczególności:

-   posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu;

-  jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np.: pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;

-  osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt);

-  w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego;

-  jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;

-   jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje,

- innych powodów, które spowodowałyby, że nie spełniam warunków bezstronności i niezależności.

 - osoby uczestniczące w przeprowadzeniu audytu zewnętrznego powinny spełnić wymóg bezstronności i niezależności od PFRON i nie pozostawać w stosunku pracy z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,

Oświadczenie odnośnie bezstronności audytora powinno stanowić integralną część oferty składanej dokumentacji z wyboru audytora.

III. Sposób obliczenia ceny:

Oferent wycenia usługę dla każdego projektu oddzielnie brutto:

1. projekt „ARTETERAPIA DROGĄ DO TWÓRCZEJ INTEGRACJI IX” – kwota ……………….zł.
2. projekt „AKADEMIA ŻYCIA I SAMODZIELNOŚCI II edycja" - kwota …………………zł.
3. projekt „ROZWIŃ SKRZYDŁA VII EDYCJA" - kwota …………………zł.
4. projekt „Niepełnosprawny może więcej- IV edycja"- kwota …………………zł.
5. projekt „Dom Samodzielności”- kwota …………………………….zł

Łączna wartość brutto podana w PLN wraz z podatkiem VAT za cały przedmiot zamówienia opisany w pkt.l.

IV.  Inne istotne elementy związane z realizacją zamówienia:

a)     rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w PLN,

b)    Wykonawca zobowiązany jest do przekazania wraz z ofertą aktualnego (3 miesiące) zaświadczenia o wpisie z ewidencji działalności gospodarczej lub z KRS

c)     Wymagany termin zawarcia umowy na wykonanie usługi do 31.10.2024 r.

d)    Wymagany termin przeprowadzenia audytu poszczególnych projektów;

„ARTETERAPIA DROGĄ DO TWÓRCZEJ INTEGRACJI IX” w okresie od 02 do 13.12.2024

„AKADEMIA ŻYCIA I SAMODZIELNOŚCI II edycja" „ROZWIŃ SKRZYDŁA VII EDYCJA" „NIEPEŁNOSPRAWNY MOŻE WIĘCEJ – IV EDYCJA” „DOM SAMODZIELNOŚCI” w okresie od 03 do 20 marca 2025 rok.

e) Wymagany termin dostarczenia raportu zawierającego opinię do 23.12.2024 roku do projektu: „ARTETERAPIA DROGĄ DO TWÓRCZEJ INTEGRACJI IX”

f) Wymagany termin dostarczenia raportów zawierających opinię do 10.04.2025 roku. do projektu: „AKADEMIA ŻYCIA I SAMODZIELNOŚCI II edycja" „ROZWIŃ SKRZYDŁA VII EDYCJA" „NIEPEŁNOSPRAWNY MOŻE WIĘCEJ – IV EDYCJA"„DOM SAMODZIELNOŚCI”.

Termin złożenia oferty: Ofertę należy przesłać na adres mailowy: fundacja@podajdalej.org.pl w terminie do dnia 22.10.2024r. do godziny 10:00 lub w formie pisemnej wraz z niezbędnymi załącznikami w terminie do dnia 22.10.2024r. do godz.10:00 (liczy się data stempla pocztowego) lub w siedzibie Fundacji w terminie do dnia 22.10.2024r.  do godz.10:00

Adres i siedziba zamawiającego: ul. Południowa 2A, 62-510 Konin, Telefon:+48 63 211 22 19

 

V.   Tryb postępowania: zapytanie cenowe zgodnie z zasadą konkurencyjności.

VI.   Kryteria oceny ofert: cena 100%

VII. Pozostałe informacje:

1.    Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze. Postępowanie nie jest prowadzone na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. 2022 poz. 1710) 

2.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w przypadku, gdy ocena najkorzystniejszej oferty przekroczy kwotę zaplanowaną w budżecie projektu na realizację powyższego działania.

3.    Zamawiający powiadomi wszystkich wykonawców, którzy złożą oferty o wynikach postępowania.

4.     Nie dopuszcza się możliwości składania ofert częściowych.

5.     Dopuszcza się możliwości zmiany terminów realizacji audytów w uzgodnieniu z Wykonawcą.

Zapytanie ofertowe zostanie umieszczone w siedzibie Zamawiającego na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internatowej pod adresem www.podajdalej.org.pl na BIP

Osoba do kontaktu Dorota Kwiatkowska Telefon: +48 63 211 22 19

VIII. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO:

1.         Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 rozporządzenia 2016/679, w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX, do upływu terminu na ich wniesienie.

2.         Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą.

3.         Zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

4.         W przypadku gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

5.         Ograniczenia zasady jawności, o których mowa w ust. 3 i art. 18 ust. 3-6 Pzp, stosuje się odpowiednio.

6.         W przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1–3 rozporządzenia 2016/679, zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.

7.         Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników.

8.         W postępowaniu są przetwarzane dane osobowe podlegające ochronie zgodnie

z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.

z 2019 r. poz. 1781) oraz rozporządzenia 2016/679. Dane te mogą dotyczyć

w szczególności samego wykonawcy (osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), jego pełnomocnika (osoby fizycznej), jak też informacji o osobach, które w swojej ofercie wykonawca przedkłada celem wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, braku podstaw do wykluczenia z postępowania, jak i potwierdzenia wymogów zamawiającego dotyczących wykonania przedmiotu zamówienia.

9.         W postępowaniu i po zakończeniu postępowania do przetwarzania danych osobowych osób fizycznych stosuje się przepisy ustawy z dnia 10 maja 2018 r.

o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781) oraz rozporządzenia 2016/679.

10.       Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679, zamawiający informuje, że:

1)         administratorem danych osobowych osób fizycznych Fundacja im Doktora Piotra Janaszka Podaj Dalej z siedzibą przy ul. Południowej 2A, 62-510 Konin, e-mail: fundacja@podajdalej.org.pl;

2)         zamawiający wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pocztą elektroniczną na adres: anna.slanina@podajdalej.org.pl ,

3)         dane osobowe osób fizycznych przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679 w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego – Opracowanie zmiany projektu inwestycji pt.: „Przeprowadzenie audytów zewnętrznych projektów”.

4)         w odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 rozporządzenia 2016/679;

5)         osoba fizyczna posiada:

a)         na podstawie art. 15 rozporządzenia 2016/679 prawo dostępu do danych osobowych jej dotyczących;

b)         na podstawie art. 16 rozporządzenia 2016/679 prawo do sprostowania swoich danych osobowych;

c)         na podstawie art. 18 rozporządzenia 2016/679 prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia 2016/679; 

d)         prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy osoba fizyczna uzna, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy rozporządzenia 2016/679;

6)         osobie fizycznej nie przysługuje:

a)         w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e rozporządzenia 2016/679 prawo do usunięcia danych osobowych;

b)         prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 rozporządzenia 2016/679;

c)         na podstawie art. 21 rozporządzenia 2016/679 prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych osób fizycznych jest art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679.

11.       Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego jest zobowiązany do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno-prawnych związanych z udziałem w postępowaniu, w tym również obowiązków wynikających z rozporządzenia 2016/679, w szczególności obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 rozporządzenia 2016/679 względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te wykonawca bezpośrednio pozyskał. Obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 rozporządzenia 2016/679 nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba fizyczna, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami (art. 13 ust. 4 rozporządzenia 2016/679).

12.       Wykonawca jest obowiązany wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 rozporządzenia 2016/679 względem osób fizycznych, których dane przekazuje zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z włączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 rozporządzenia 2016/679.

13.       W celu zapewnienia, że wykonawca wypełnił obowiązki informacyjne wynikające

z rozporządzenia 2016/679 oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów osoby trzeciej, której dane zostały przekazane w związku z ubieganiem się wykonawcy

o udzielenie zamówienia w postępowaniu, wykonawca składa w postępowaniu oświadczenie o wypełnieniu przez niego obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 rozporządzenia 2016/679. Oświadczenie, o którym mowa w zdaniu pierwszym wykonawca składa w ofercie.

 

IX. Załączniki:

1. Formularz ofertowy.
2. Wzór umowy.
3. Oświadczenie o bezstronności i niezależności.