ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY nr Z/7/2024 na Wykonanie przez podmiot uprawniony badania sprawozdania finansowego za 2024 rok oraz 2025 rok -PO ZMIANACH+wybór oferty
Fundacja im. Doktora Piotra Janaszka Podaj Dalej w Koninie, 62-510 ul. Południowa 2a działając na podstawie art.2 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2024 poz. 1320) oraz Uchwały Nr 01/08/2024 Zarządu Fundacji z dnia 01.08.2024 w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych, o wartości poniżej kwoty 130.000 zł netto, zaprasza do złożenia oferty w terminie do 12.11.2024r. godzina 10:00 na wykonanie przedmiotowego zamówienia.
I. Tryb postępowania/ Formalne podstawy przeprowadzenia badania sprawozdania
1.Postępowanie prowadzone jest w trybie „rozeznania rynku ” w formie otwartego zapytania na zasadach i w trybie określonych w w/w Regulaminie.
2. Do czynności podejmowanych przez Zamawiającego i Wykonawców w postępowaniu zastosowanie mają” :
- ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295),
- ustawa o biegłych rewidentach , firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym
( tj Dz. U. z 2023 r. poz. 1015),
- Krajowe Standardy Badania,
- zasady etyki zawodowej biegłych rewidentów,
- ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2023 r. poz. 614).
3. Formularz oferty wraz z pozostałymi załącznikami musi zostać wypełniony przez Wykonawcę ściśle wg postanowień niniejszego zaproszenia bez dokonywania w nich zmian przez Wykonawcę.
II. Opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie przez podmiot uprawniony (zwany dalej wykonawcą) badania sprawozdania finansowego za 2024 r oraz 2025 r.
2. Badanie sprawozdania odbywać się będzie w siedzibie zamawiającego – Fundacja im. Doktora Piotra Janaszka Podaj Dalej, ul. Południowa 2A, 62-510 Konin, w godzinach pracy zamawiającego. Zamawiający zastrzega konieczność badania dokumentów źródłowych (próby dokumentów finansowych) w siedzibie zamawiającego, pracę zdalną dopuszcza wyłącznie w zakresie badania ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji stałej.
3. Termin badania: sprawozdanie finansowe zostanie zbadane przez biegłego rewidenta w terminie zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, odpowiednio: do 25.06.2025r. za rok 2024 i 25.06.2026r. za rok 2025. Podpisane sprawozdanie biegłego rewidenta zostanie przesłane na adres e-mail do fundacji badanej w terminie sporządzenia sprawozdania finansowego.
4. Przesłanie do wykonawcy sprawozdania finansowego do badania sporządzonego w postaci elektronicznej i opatrzonego podpisami elektronicznymi lub podpisami w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym nastąpi nie później niż do dnia 31.03.2025 r. za 2024 rok i do dnia 31.03.2026 r. za 2025 rok.
5. Z każdego przeprowadzonego badania Sprawozdania finansowego Wykonawca sporządzi sprawozdanie z badania.
6. Wykonawca oświadcza, że jest firmą audytorską w rozumieniu ustawy o biegłych rewidentach wpisaną na listę firm audytorskich prowadzoną przez Polską Agencję Nadzoru Audytowego.
7.Wykonawca oświadcza, że spełnia przewidziane przepisami powszechnie obowiązującymi wymagania w przedmiocie bezstronności i niezależności.
8.Wybór Wykonawcy jako firmy audytorskiej/osoby fizycznej uprawnionej do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego nastąpi na podstawie Uchwały Zarządu Fundacji podjętej zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości.
III. Kryterium wyboru oferty – najniższa cena.
IV. Warunki udziału w postępowaniu
1) Zamawiający wymaga posiadania doświadczenia w badaniu jednostek ngo, jak fundacje/stowarzyszenia (wykazu badanych podmiotów w ciągu ostatnich trzech lat – minimum 4 podmioty łącznie).
2) Wykonawca winien posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania czynności rewizji finansowej oraz z tytułu świadczenia usług lub prowadzenia działalności, o których mowa w art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym – (Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 7 listopada 2017 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej firmy audytorskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 2074)).
V. Sposób obliczania ceny
- Cena będzie oceniana łącznie jako suma cen ofertowych za każdy rok badania sprawozdania, zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do Zaproszenia.
- Obliczona przez wykonawcę cena oferty powinna zawierać wszelkie opłaty, koszty bezpośrednie i pośrednie, jakie wykonawca uważa za niezbędne do poniesienia dla terminowego i prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia. Wykonawca powinien uwzględnić w cenie wszystkie posiadane informacje o przedmiocie zamówienia, a szczególnie informacje, wymagania i warunki podane w „zaproszeniu do złożenia oferty”.
- Cena oferty ma zostać podana wg wzoru:
Cena (netto)+ podatek VAT = cena (brutto)
- Cena oferty powinna być podana cyfrowo i słownie w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
VI. Miejsce i termin składania ofert
Oferty należy składać na adres Fundacji im. Doktora Piotra Janaszka Podaj Dalej, 62-510 Konin - ul. Południowa 2a nie później niż do dnia 12.11.2024r. godzina 10:00.
Wszystkie oferty złożone po terminie składania ofert zostaną niezwłocznie zwrócone Wykonawcom.
VII . Sposób przygotowania oferty
- Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na całość zamówienia. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych.
- Oferta musi być złożona w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
- Oferta, oświadczenia oraz dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory, winny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami, co do treści oraz opisu kolumn i wierszy. W przypadku, gdy informacje wskazane w formularzu nie dotyczą Wykonawcy zaleca się wpisać „nie dotyczy” w odpowiednią rubrykę formularza.
- Oferta oraz załączone do niej dokumenty muszą być podpisane przez Wykonawcę. Zamawiający wymaga, aby ofertę oraz załączone do niej dokumenty podpisano zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze. Jeżeli osoba/osoby podpisująca(e) ofertę działa/działają na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo musi zostać załączone do oferty w oryginale lub kopii poświadczonej „za zgodność z oryginałem”. Podpis osoby uprawnionej/upoważnionej musi pozwalać na identyfikację jej imienia i nazwiska (np.: będzie uzupełniony pieczątką imienną). Z treści dokumentu pełnomocnictwa winno wynikać uprawnienie do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu.
- W przypadku składania oferty w formie papierowej zaleca się, aby strony oferty były trwale ze sobą połączone i kolejno ponumerowane. W przypadku składania oferty drogą elektroniczną zaleca się przesłanie oferty zeskanowanej w jednym pliku z kolejno ponumerowanymi stronami.
- Ewentualne poprawki w tekście oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy.
- Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres fundacja@podajdalej.org.pl, lub przesłana pocztą/kurierem lub dostarczona osobiście na adres: Fundacja im. Doktora Piotra Janaszka PODAJ DALEJ, ul. Południowa 2 A, 62-510 Konin, do dnia 12.11.2024 r. do godz. 10:00 (liczy się data wpływu). Przy czym oferty składane za pośrednictwem poczty elektronicznej, z uwzględnieniem zasady nienaruszalności ofert do terminu ich otwarcia (np. poprzez zalecenie wykonawcom szyfrowania takich ofert)
- W temacie e-mail lub na kopercie Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczenia oznakowania o następującej treści:
Oferta w postępowaniu o udzielenie zamówienia na: na Wykonanie przez podmiot uprawniony badania sprawozdania finansowego za 2024 rok oraz 2025 rok
.
- Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej.
- Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostanie niezwłocznie zwrócona Wykonawcy bez otwierania.
- Zmiany w treści oferty w zakresie złożonych wraz z ofertą oświadczeń i dokumentów muszą być złożone w miejscu i według zasad obowiązujących przy składaniu oferty. Odpowiednio opisane oferty należy opatrzyć dodatkowo opisem lub do treści tematu e-mail wpisać „ZMIANA”. W przypadku złożenia kilku zmian należy dodatkowo zawrzeć „ZMIANA NR….”
- Wycofanie złożonej oferty następuje poprzez złożenie pisemnego powiadomienia podpisanego przez umocowanego na piśmie przedstawiciela Wykonawcy. Wycofanie należy złożyć
w miejscu i według zasad obowiązujących przy składaniu oferty. Odpowiednio opisaną ofertę lub e-mail zawierające powiadomienie należy dodatkowo opatrzyć dopiskiem „WYCOFANIE”. - Złożone wraz z ofertą informacje, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji muszą być oddzielone od pozostałej części oferty i umieszczone w osobnym wewnętrznym opakowaniu lub w odrębnym skanie, w sposób umożliwiający Zamawiającemu udostępnienie jawnych elementów oferty innym uczestnikom postępowania. Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 222 ust. 5 ustawy PZP.
VIII. Termin otwarcia ofert .
1. Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 12.11.2024 r. o godz. 10:15 w pokoju nr 6 Fundacji im. Doktora Piotra Janaszka Podaj Dalej, 62-510 Konin - ul. Południowa 2a
2. Otwarcie ofert jest jawne.
3. Zamawiający informuje, że oferty składane w postępowaniu są jawne i podlegają udostępnieniu od chwili ich otwarcia, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, o ile składający ofertę zastrzeże w terminie składania ofert, że nie mogą być one udostępniane.
4. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa, zgodnie z definicją określoną w art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1233) rozumie się informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzenia nimi podjął przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich poufności. Informacje zastrzeżone wbrew ww. przepisowi (np. ceny czy dane podmiotu dostępne w CEiDG lub KRS) podlegają ujawnieniu na zasadach ogólnych, mimo ich zastrzeżenia przez Wykonawcę.
5. Informacje zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa należy złożyć w oddzielnej kopercie, z oznakowaniem „tajemnica przedsiębiorstwa” i umieścić ją wewnątrz kopert zawierającej ofertę.
IX. Wymagane dokumenty składające się na ofertę:
- Formularz oferty - załącznik nr 1.
- Oświadczenie biegłego o posiadanym doświadczeniu – wykaz badanych podmiotów w ciągu ostatnich 3 lat – załącznik nr 2.
- Oświadczenie o spełnianiu przez podmiot i biegłego rewidenta, warunków do wyrażenia bezstronnej i niezależnej opinii lub raportu w rozumieniu art.69 ust.1 i ust.5 ustawy z dnia 11 maja 2017 roku o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym, dotyczące instytucji, której dotyczy oferta – oświadczenie zawarte w formularzu oferty (załącznik nr 1).
- Odpis aktualny z KRS albo odpis z CEIDG ( sporządzony co najwyżej 60 dni przed dniem złożenia oferty).
- Kopia polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności w zakresie prowadzonej działalności.
- Dokument potwierdzający
90-dniowego30-dniowego terminu związania ofertą (oświadczenie o potwierdzeniu zawarte jest w formularzu oferty) (załącznik nr 1). - Oświadczenie o bezstronności i niezależności (Załącznik nr 3).
X. Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami:
Anna Perlińska - tel. 516 174 141 e-mail anna.perlinska@podajdalej.org.pl
Joanna Tarczewska - tel. 695 678 999, e-mail biuro@ksiegowosckonin.pl
XI. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów
1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się zgodnie z wyborem Zamawiającego. W postępowaniu zaleca się komunikację między Zamawiającym a Wykonawcą, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej:
1) przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 344) – poczta elektroniczna,
2) za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 896 ze zm ),
3) za pośrednictwem posłańca, lub
4) osobiście.
- Oferty składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej.
- Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje za pośrednictwem faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. 2020 poz. 344), każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
- W przypadku braku potwierdzenia otrzymania wiadomości przez Wykonawcę, Zamawiający domniema, iż pismo wysłane przez Zamawiającego na numer faksu bądź adres e-mailowy podany przez Wykonawcę zostało mu doręczone w sposób umożliwiający zapoznanie się Wykonawcy z treścią pisma.
XII. Inne postanowienia
1. Do zamówienia nie stosuje się ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych.
2. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać wyjaśnień dotyczących złożonych ofert, pytać o rażąco niską cenę. Brak wyjaśnień skutkuje odrzuceniem oferty.
3. Zamawiający dopuszcza możliwość unieważnienia postępowania w przypadkach gdy:
a) nie złożono żadnej oferty;
b) wszystkie złożone oferty podlegały odrzuceniu;
c) cena lub koszt najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny lub kosztu najkorzystniejszej oferty;
d) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
e) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego;
4. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty. Podpis na ofercie musi być zgodny z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. W przypadku podpisania oferty przez inną osobę należy załączyć pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo to musi w swojej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo powinno być przedłożone w oryginale, bądź notarialnie poświadczonej kopii.
XIV. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO przekazywana wykonawcom w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego
- Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane w dalszej części SWZ – RODO), Zamawiający informuje osoby fizyczne, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskuje w związku z ich udziałem w niniejszym postępowaniu, że:
- administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Fundacji im. Doktora Piotra Janaszka Podaj Dalej, 62-510 Konin - ul. Południowa 2a, reprezentowane przez Prezesa Zarządu Zuzannę Janaszek-Maciaszek.
- inspektorem ochrony danych osobowych w Fundacji im. Doktora Piotra Janaszka PODAJ DALEJ jest Anna Slanina, kontakt: 516 174 141; e-mail: anna.slanina@podajdalej.org.pl
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit.c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na: Wykonanie przez podmiot uprawniony badania sprawozdania finansowego za 2024 r oraz 2025 r.
- odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o Uchwałę Nr 01/08/2024 Zarządu Fundacji z dnia 01.08.2024 w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej kwoty 130.000 zł netto,
- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 5 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy,
- obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem określonym w przepisach określonych Uchwałą Nr 01/08/2024 Zarządu Fundacji z dnia 01.08.2024 w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej kwoty 130.000 zł netto , związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy,
- w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO,
- posiada Pani/Pan:
- na podstawie art. 15 RODO - prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
- na podstawie art. 16 RODO - prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych*,
- na podstawie art. 18 RODO - prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **,
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO,
- nie przysługuje Pani/Panu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO - prawo do usunięcia danych osobowych,
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
- na podstawie art. 21 RODO - prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
_______________________________________________________________________________________________________________________
* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników.
** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia. W przypadku, gdy wniesienie żądania dotyczącego tego prawa, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba, że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO.
- W przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez Zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO, Zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.
- Wykonawca zobowiązany jest wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie wyłączenie, o którym mowa w art. 13 ust. 4 RODO.
- Wykonawca zobowiązany jest wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art.14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje Zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.
- W toku postępowania udostępnia się wszystkie dane osobowe, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO.
- Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, do upływu terminu na ich wniesienie.
Oczekujemy złożenia Państwa oferty.
Załączniki:
Załącznik nr 1 - Formularz oferty
Załącznik nr 2 - wykaz usług w jednostkach ngo
Załącznik nr 3 - Oświadczenie o bezstronności i niezależności
Załącznik nr 4 – Wzór umowy
Zatwierdził:
Prezes Zarządu Fundacji im. Doktora Piotra Janaszka Podaj Dalej
………………………………………………………
Pieczęć imienna i podpis